Problema legale UK: a chi rivolgersi

Buongiorno, sono un'artista e ricercatrice italiana, ed ho un problema con un'università inglese. Mentre ero dottoranda presso l'università in questione, ho vinto un sostanzioso premio promosso dal ministero della cultura per la produzione di nuove opere d'arte. L'università è stata mia sponsor. Il premio sarebbe stato rimborsato alla fine dei lavori. L'università avrebbe pagato parte delle spese (pubblicazione, mostra, etc.) io un'altra parte (viaggi, vitto, alcuni servizi). alla fine la somma totale di denaro sarebbe stata rimborsata all'Università, che poi avrebbe rimborsato me. Ora l'Università mi comunica che possono rimborsarmi solo una parte dei soldi che io ho speso perchè hanno avuto delle spese di commissioni bancarie e un rincaro VAT (la nostra IVA) del 20 percento per ogni spesa. Il problema è che questa informazione me l'hanno data solo alla fine dei lavori, a Ottobre 2021. Prima non me ne hanno mai parlato, quindi io mi sono trovata a spendere soldi che poi non sarebbero stati rimborsati, senza saperlo, perchè questa informazione chiave non mi è stata fornita. Credo questo sia illegale e vorrei avere un consiglio da parte vostra. Cordiali Saluti