Lettera di contestazione: quali le tempistiche e modi?

Avrei bisogno di una lettera di contestazione da scrivere in mia difesa, in quanto sono stato richiamato a lavoro e probabilmente riceverò una lettera di richiamo. Io ero in un momento di fermo/stallo lavorativo, ero seduto e un mio collega mi si avvicina e mi passa il suo telefono. In quel momento passano due manager e mi vedono. Accusano lui di negligenza per un’altro motivo e accusano me perché avevo un telefono in mano ed ero seduto. Ma io ero solo in un momento di fermo e quel telefono oltre a non essere mio mi è stato pure messo tra le mani. Questa è a grandi linee la situazione. Quali sono le tempistiche i costi e le modalità per ricevere questo servizio? Grazie