DPO: chi è e cosa fa il responsabile della protezione dei dati

• Il DPO (Data Protection Officer) ha il ruolo di sorvegliare l’osservanza della normativa in tema di trattamento dei dati.
• Può essere interno (es. dipendente), nominato con atto societario o esterno (es. consulente).
• Il DPO è responsabile civilmente o a livello disciplinare in caso di irregolarità nel trattamento dei dati personali.

Oggi più di ieri è molto più semplice “rubare” informazioni e dati personali. Per questo motivo, la protezione della privacy è diventata un elemento centrale per chiunque, persone fisiche, aziende e professionisti.

Negli ultimi anni, si sono trovate soluzioni diverse per tutelare le informazioni private. Una figura chiave è rappresentata dal c.d. DPO (Data Protection Officer) o Responsabile della Protezione dei Dati (RPD).

Introdotto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, il DPO garantisce il rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali. DPO e Responsabile del trattamento dati sono professionisti molto importanti, perché, di fatto, hanno nelle loro mani la gestione di dati e di informazioni, riguardanti il privato di un soggetto. Vediamo meglio cosa fanno e quando possono essere utili.

Chi è il DPO e perché è importante

Il DPO è un esperto tecnico/legale in materia di dati personali, con il compito di garantire e controllare il corretto utilizzo dei dati personali, nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy. Introdotto nel 2016, dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), può essere una figura interna o esterna all’azienda, indipendente (ai sensi dell’art. 38 GDPR) rispetto al Titolare e al Responsabile del trattamento dei dati personali.La scelta fra un DPO interno o esterno dipende dalla complessità del trattamento e dalle dimensioni dell’organizzazione.

Il DPO riveste un ruolo centrale, sebbene venga ancora troppo spesso non adeguatamente considerato da aziende e professionisti. Non sempre e non per tutti è chiaro il ruolo e soprattutto le ragioni della nomina del DPO. L’utilizzo massivo di dati personali e la crescente attenzione alla privacy ha reso il DPO non una figura meramente formale, ma, al contrario un professionista strategico per reputazione e competitività aziendale.

Il contributo del DPO è essenziale per prevenire violazioni, ridurre il rischio di sanzioni e garantire una gestione corretta e trasparente dei dati. Sottovalutarne il ruolo significa esporsi a rischi legali ed economici, soprattutto in un sistema in cui i controlli da parte del Garante per la protezione dei dati personali sono sempre più frequenti e incisivi.

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Differenza fra DPO, titolare e responsabile del trattamento

Altrettanto non chiara è la differenza fra DPO, titolare e responsabile del trattamento. Si tratta di tre soggetti diversi con competenze differenti che è bene conoscere per comprendere il sistema di protezione dei dati, nel suo complesso, previsto dal GDPR.

Il titolare del trattamento è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, assumendo le decisioni principali e la responsabilità giuridica. Il responsabile del trattamento, invece, è colui che tratta i dati per conto del titolare, attenendosi alle sue istruzioni (a es. un fornitore di servizi IT o un consulente esterno).

Il DPO, infine, assolve a una funzione ulteriormente completamente diversa: non partecipa alle decisioni operative, ma agisce come figura indipendente di controllo, consulenza e vigilanza, verificando, che il trattamento avvenga nel rispetto della normativa privacy.

Quali sono i requisiti per diventare DPO

Per diventare DPO, non si deve avere un titolo di studio specifico. È, però, importante avere solide competenze giuridiche, con particolare focus in tema di trattamento dei dati personali. Per questo motivo, oltre all’esperienza teorica, il DPO deve dimostrare di possedere anche capacità di gestione del rischio, autonomia e indipendenza nello svolgimento dell’incarico.

Se intendi intraprendere la strada per diventare DPO o se hai necessità di rivolgerti a un esperto, devi tenere presente di acquisire o di verificare che la persona individuata da te per rivestire il suolo abbia tali caratteristiche e competenze.

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Cosa fa il DPO

Il DPO svolge importanti funzioni sia di carattere più operativo, sia di vigilanza e controllo. Tra i principali compiti del DPO, oltre al generale obbligo di sorveglianza in ordine all’osservanza della normativa in tema di trattamento dei dati, il professionista deve (art. 39 GDPR):

• informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento;
• controllare il rispetto degli obblighi da parte dei dipendenti;
• fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento;
• cooperare con l’autorità di controllo, in particolare, con il Garante e collaborare, con le altre autorità interne ed esterne, che si occupano della gestione e del trattamento dei dati.

Come nominare il DPO

Per nominare il DPO, la procedura è molto semplice: prevede semplicemente un atto interno nel caso in cui la funzione sia assolta da un dipendente, o la stipula di un contratto di consulenza, se il DPO è esterno.

Successivamente alla nomina, per la formalizzazione dell’incarico, è previsto che l’atto o il contratto siano trasmessi al Garante per la protezione dei dati personali, con l’indicazione dei dati di contatto.

Il nominativo del DPO deve poi essere inserito nell’organigramma della società o dell’ente, al fine di garantire l’adeguata pubblicità.

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In quali casi è necessario nominare il DPO

Anche se in diversi contesti si gestiscono e trattano dati personali, non vi è sempre l’obbligo di nominare il DPO. Ai sensi dell’art. 37, GDPR, sono tenuti a incaricare il DPO enti pubblici e aziende private che si occupano principalmente del trattamento sistematico o nel monitoraggio su larga scala dei dati personali o di categorie particolari, nonché di dati più sensibili, come le informazioni sanitarie e giudiziarie. Vi possono ovviamente essere dei casi in cui anche se determinate realtà non rientrano specificamente nella casistica normativa, può rivelarsi utile valutare la nomina di un DPO.

Quali sono le responsabilità del DPO

Il DPO non è direttamente responsabile delle violazioni della normativa privacy. Nello specifico, nel caso siano commesse infrazioni riguardanti i dati e le informazioni personali e sensibili, i diretti responsabili sono il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento, poiché sono tali soggetti ad assumere, di fatto, le decisioni in materia.

Al contrario, il DPO, svolgendo il ruolo di controllo, consulenza e sorveglianza (artt. 37–39 GDPR), non è considerato responsabile per gli illeciti in tema di dati riservati. Il GDPR non prevede, infatti, sanzioni amministrative dirette a carico del DPO.

Ciò non significa che il DPO non sia mai considerato responsabile. Questi, infatti, può rispondere a titolo di responsabilità contrattuale, se non svolge correttamente i propri compiti – come nel caso di mancata vigilanza.

Il DPO, inoltre, può essere ritenuto responsabile in via indiretta:

• a livello disciplinare se professionista interno (es. dipendente);
• a titolo di colpa o negligenza se esperto esterno (es. consulente).

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