Riconciliazione bancaria: cos’è e a cosa serve

• La riconciliazione bancaria consentire di gestire e riordinare la situazione economica e contabile.
• Con la riconciliazione bancaria la contabilità corrisponde al conto corrente e alle movimentazioni.
• Qualsiasi disallineamento fra il saldo bancario e il saldo contabile deve essere annotato e giustificato e non aggiustato forzatamente.

La riconciliazione bancaria è un valido strumento per imprese e professionisti che svolgano un’attività economica, perché consente di gestire e riordinare la contabilità. L’utilità e la potenzialità della riconciliazione bancaria non sono sempre note.

Un costante utilizzo di tale procedura consente di individuare tempestivamente anomalie, omissioni o differenze nei saldi, evitare errori, prevenire irregolarità e monitorare con precisione la liquidità disponibile, a patto che sia compilata con regolarità, precisione e soprattutto periodicità.

Non solo. Una corretta riconciliazione bancaria migliora l’affidabilità dei dati contabili e la qualità delle decisioni finanziarie. Non esiste una norma che preveda l’obbligatorietà della riconciliazione bancaria, ma essendo molteplici i benefici della procedura in termini di tenuta della contabilità, di fatto, la totalità delle realtà economiche, anche piccole, esegue il controllo.

Cos’è la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è un’operazione contabile, finalizzata a verificare che le registrazioni contabili corrispondano ai movimenti riportati negli estratti conto bancari. Nello specifico, tale procedura verifica che le operazioni bancarie in entrata e in uscita siano allineate alle fatture di acquisto e di vendita.

Se tutto coincide, vi è una sostanziale regolarità nei conti. Se, invece, la contabilità non rispecchia le operazioni registrate sul conto corrente dalla banca, devi trovare l’origine del disallineamento, ma non effettuare “aggiustamenti”. In pratica, si tratta di una procedura di controllo interno, che consente di tenere sotto occhio la situazione finanziaria complessiva.

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Esempio di riconciliazione bancaria

Per capire meglio cos’è e come funziona la riconciliazione bancaria, è utile un esempio pratico e semplice. Supponiamo che, al 31 marzo, il saldo del conto corrente secondo l’estratto conto bancario sia di 10.000 euro, mentre il saldo del conto “Banca c/c” in contabilità risulti pari a 9.700 euro.

La differenza di 300 euro può derivare, per esempio, da commissioni bancarie di 100 euro non ancora registrate e da un bonifico in entrata di 200 euro accreditato dalla banca, ma non ancora contabilizzato. Dopo aver registrato in contabilità le commissioni e l’incasso del bonifico, il saldo contabile si aggiorna a 10.000 euro, coincidendo con quello bancario.

Questo semplice esempio di riconciliazione bancaria dimostra come il confronto tra estratto conto e scritture contabili consente di individuare rapidamente le differenze e garantire una corretta gestione finanziaria.

Differenza fra la riconciliazione bancaria e la quadratura di cassa

La riconciliazione bancaria si differenzia dalla c.d. quadratura di cassa. Si tratta di un controllo che riguarda la corrispondenza tra il denaro effettivamente presente in cassa (contanti, assegni, ricevute POS non ancora accreditate) e il saldo della contabilità.

La quadratura consente di individuare eventuali ammanchi e gestire le risorse finanziarie con maggiore trasparenza anche per pianificare futuri investimenti. La verifica della cassa, generalmente, è fatta giornalmente o anche a fine turno.

Un esempio classico di quadratura di cassa è rappresentato dai supermercati. Al termine del turno e a fine giornata il personale addetto alla cassa effettua il controllo, confrontando l’ammontare risultante dalla nota precedente.

Se emerge una differenza, si può avere:

• ammanco di cassa, perché il denaro reale è inferiore rispetto al saldo contabile;
• eccedenza di cassa, quando il denaro reale è superiore rispetto al saldo contabile.

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Come funziona la riconciliazione bancaria

Da un punto di vista pratico, la riconciliazione bancaria consiste nella verifica della rispondenza fra il saldo del conto corrente bancario e il saldo della contabilità. A seconda della tipologia di attività economica e degli strumenti utilizzati, i passaggi per la riconciliazione bancaria possono differenziarsi.

Se vuoi verificare che contabilità e conto corrente coincidano, in linea generale, devi:

• confrontare i dai saldi iniziali, i quali devono coincidere con i saldi finali del mese precedente;
• abbinare i singoli movimenti (bonifici, assegni ed estratti carte credito) alle fatture, scontrini e agli altri documenti commerciali;
• individuare le differenze (movimentazioni non contabilizzati, errori di importi ecc.);
• annotare e tracciare eventuali disallineamenti;
• contattare l’istituto di credito, per avere eventuali chiarimenti.

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Come avviene il controllo dei saldi

In ragione del soggetto che effettua la riconciliazione bancaria e della complessità della procedura, è possibile effettuare il controllo:

1. manualmente, spuntando ogni singola voce;
2. con strumenti informatici basilari (Excel), inserendo in un file i dati dell’estratto conto e i movimenti contabili in modo da poterli confrontare;
3. mediante appositi software, capaci di gestire una mole di dati nettamente superiore, pertanto preferiti in caso di realtà effettivamente più grandi, perché, se ben settati, consentono anche di inserire automaticamente dati o di fare match.

Quali sono gli errori più frequenti

La riconciliazione bancaria fa emergere errori, alcuni dei quali, nella pratica, sono molto frequenti. A titolo esemplificativo, i disallineamenti possono riguardare:

• commissioni bancarie addebitate sul conto ma non registrate in contabilità;
• bonifici ricevuti ma non contabilizzati;
• errori materiali nell’annotazione degli importi;
• registrazioni doppie di medesimi movimenti.

La maggior parte degli errori si risolve con un ulteriore controllo più attento, metodico e sistematico.

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Cosa fare in caso di disallineamenti

Nel raffronto fra il dato contabile e le movimentazioni bancarie, possono spesso emergere discrepanze. In tali casi, è consigliabile non effettuare aggiustamenti forzati, poiché questo non solo potrebbe non risolvere la situazione nel lungo periodo, peggiorandola, ma potrebbe esporti a responsabilità penali e fiscali.

Se a seguito di ulteriori controlli analitici, il disallineamento dovesse permanere, in tale caso devi annotare, tracciare e giustificare la non corrispondenza. La differenza fra la contabilità e il risultato bancario è un evento fisiologico, che non deve spaventare, se limitato a un determinato periodo o di minima entità.

Al contrario, se il disallineamento si verifica con frequenza o per importi significativi o, ancora, non si riesce a comprendere l’origine, è consigliabile interpellare un professionista.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria, effettuata con regolarità e precisione, non incide solo sull’ordine interno della contabilità, ma influisce anche sulla qualità del rapporto con l’istituto di credito. Un’azienda o un professionista che monitora costantemente i propri saldi, individua tempestivamente eventuali anomalie e mantiene allineati i dati contabili con gli estratti conto, trasmette un’immagine di affidabilità e solidità gestionale.

Tale aspetto diventa particolarmente rilevante in occasione di richieste di affidamenti, finanziamenti o revisioni delle linee di credito: la capacità di fornire rapidamente prospetti aggiornati, saldi coerenti e documentazione chiara, facilita l’istruttoria bancaria e può incidere positivamente sulla valutazione del merito creditizio.

Al contrario, conti non riconciliati o differenze non giustificate possono generare incertezza e rallentare i rapporti operativi con la banca. La riconciliazione bancaria, quindi, non è solo uno strumento tecnico di controllo contabile, ma anche un elemento che contribuisce a costruire, nel tempo, un rapporto trasparente, professionale e più equilibrato con il sistema bancario.

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