Lettera convocazione rogito notarile: cos’è, a cosa serve e chi la redige

• La lettera di convocazione al rogito è un vero e proprio invito alla stipula dell’atto finale di una compravendita.
• A redigere la lettera di convocazione è il notaio, la figura di garanzia della legalità della compravendita.
• Se il venditore non dovesse presentarsi al rogito, nonostante la lettera di convocazione, l’acquirente ha diverse strade innanzi a sé per tutelarsi.

L’acquisto di una casa è un momento molto importante, in cui occorre rispettare tempistiche e procedure indicate dalla legge. In questo caso, l’assistenza di un esperto, come il notaio, è senza dubbio essenziale.

La fase principale in cui avviene di fatto l’acquisto di casa è il rogito, l’atto pubblico con cui il notaio formalizza e trascrive nei registri immobiliari il passaggio di proprietà di un immobile (termine con cui si può indicare qualsiasi tipologia di edificio e di terreno), che viene accettato sia dal compratore, sia dal venditore. Durante il rogito, avvengono il saldo del prezzo e, solitamente, la consegna delle chiavi.

Vediamo nel dettaglio che cos’a significa’è, invece, la lettera di convocazione al rogito notarile, cosa contiene, a cosa serve, chi deve spedirla e in che modalità.

Cos’è la lettera di convocazione al rogito

Anche detto invito al rogito, la lettera di convocazione per rogito notarile è una comunicazione formale inviata per fissare il giorno e il luogo ove procedere alla stipula dell’atto notarile di compravendita di un immobile. È il passo finale nella procedura di acquisto di una proprietà, dove tutte le parti coinvolte (venditore, acquirente e notaio) si riuniscono per firmare l’atto di vendita e trasferire ufficialmente la proprietà dell’immobile.

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A chi spetta la convocazione?

L’invito al rogito spetta tipicamente alla parte venditrice o, più frequentemente, al notaio incaricato della stipula dell’atto notarile. Il notaio, quindi, solitamente si occupa di inviare l’invito al rogito, coordinandosi con entrambe le parti (venditore e acquirente) per stabilire una data conveniente e raccogliere la documentazione necessaria. In alcuni casi, il venditore potrebbe inviare un preavviso al notaio e all’acquirente per iniziare il processo. 

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Chi può intervenire al rogito notarile

Oltre al notaio, che autentica l’atto e verifica la correttezza della documentazione, e alle parti coinvolte, ossia acquirente e venditore, al rogito possono essere presenti anche eventuali soggetti che, per l’accensione del mutuo del venditore, fungono da garanti. Inoltre, sebbene non obbligatorio, spesso le parti scelgono di farsi assistere dai propri avvocati o agenti immobiliari per assicurarsi che tutto proceda correttamente.

Per la partecipazione al rogito, è necessario che tutte le parti presenti abbiano con sé i documenti necessari, come per esempio documenti di riconoscimento in corso di validità – carta di identità, patente di guida o passaporto – e codice fiscale. 

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Come si scrive l’invito al rogito 

È il notaio che procede alla scrittura dell’invito al rogito, indicando in esso:

1. la data e l’ora dell’appuntamento per completare la compravendita;
2. il luogo, che solitamente è lo studio dello stesso notaio;
3. l’elenco dei documenti che devono essere portati all’appuntamento (carta d’identità, codice fiscale, copia del compromesso). 

Nella lettera di convocazione sono scritte anche le generalità delle parti coinvolte, nonché i dettagli dell’immobile oggetto della compravendita. 

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Esempio modello convocazione: facsimile

Di seguito ecco un esempio di lettera di convocazione per il rogito notarile. 

Oggetto: Convocazione per il rogito notarile

Spett.le Marco Rossi,

Con la presente, desideriamo informarvi che il rogito notarile relativo all’immobile sito in via Gerani n.1, oggetto del contratto preliminare di compravendita sottoscritto in data 12.01.2024, è stato fissato per il giorno 25.05.2024 alle ore 11:00 presso lo studio notarile Notaio ubicato in via Degli Ulivi, n.3

Si richiede la presenza di tutte le parti coinvolte, munite della seguente documentazione:

1. Documento di identità valido;

2. Codice fiscale;

3. Eventuali altri documenti necessari per la formalizzazione dell’atto, precedentemente comunicati.

Qualora fosse impossibile presenziare o fossero necessarie ulteriori informazioni, vi invitiamo a contattarci tempestivamente al numero 012345678 o all’indirizzo e-mail notaio@example.it

Ringraziandovi per la collaborazione, restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.

Cordiali saluti,

Studio Notaio. 

Come si invia la lettera di convocazione al rogito

La lettera di convocazione al rogito deve essere inviata in forma scritta, solitamente tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno, PEC (Posta Elettronica Certificata), o altre forme di comunicazione scritta che assicurino la prova di ricezione.

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Mancato rogito per colpa del venditore o del compratore

Può succedere che, nonostante la ricezione della lettera di invito al rogito, il venditore dell’immobile non si presenti nel luogo e alla data indicata per la stipula dell’atto. L’acquirente può tutelarsi in vari modi, per esempio inviando una diffida ad adempiere, ossia una comunicazione formale al venditore, intimandolo a presentarsi dal notaio entro un termine specifico.

Se, nonostante la diffida, il venditore non si presenta, l’acquirente può:

• avanzare una richiesta di esecuzione specifica ai sensi dell’articolo 2932 del codice civile, mirando così ad ottenere una sentenza che produca gli effetti del contratto non concluso;
• chiedere la risoluzione del contratto per inadempimento davanti ad un giudice. 

Può anche accadere il contrario, ossia che l’acquirente non si presenti al rogito. Anche in questo caso, l’altra parte può procedere con una diffida ad adempiere, oppure con la risoluzione del contratto. Inoltre, se è stata versata una caparra confirmatoria e il compratore non si presenta al rogito, il venditore può trattenerla, coprendo così i danni derivanti dall’inadempimento dell’acquirente.

Se hai bisogno di assistenza in caso di mancata comparizione della controparte alla lettera di convocazione al rogito notarile, puoi rivolgerti ad un avvocato civilista, scrivendo a uno dei professionisti che trovi su deQuo.

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