Per chi è obbligatoria la PEC?

• La PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, è stata equiparata alla raccomandata con l’ordinanza n. 11808 del 12 aprile 2022.
• È in vigore nel nostro ordinamento giuridico dal 2005.
• Nel corso del tempo, i soggetti obbligati ad avere la PEC sono aumentati: vi rientrano non solo le società, ma anche i professionisti iscritti a un Albo e le imprese individuali e collettive.

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata: dal 1° ottobre 2020 è diventata obbligatorio per tutte le imprese italiane, ai sensi di quanto previsto dal decreto Semplificazioni. Si tratta di un indirizzo di posta elettronica che ha valore legale, certificato da firma elettronica e cifratura, e che rappresenta l’equivalente elettronico della raccomandata A/R. 

Si caratterizza per il fatto che il mittente riceve sempre la conferma dell’invio e la notifica di avvenuta consegna del messaggio e dei documenti inviati al destinatario. 

Vediamo di seguito quando scatta la PEC obbligatoria oggi, quindi quali sono i vari soggetti che devono necessariamente attivarne una e quali sono le sanzioni previste nel caso in cui non si dovesse rispettare la normativa in materia.

Da quando è obbligatoria la PEC per le società?

La PEC tra imprese e Pubblica Amministrazione era già obbligatoria dal 1° luglio 2013, mentre il nuovo obbligo previsto dal 1° ottobre 2020 riguarda tutte le imprese. 

Nello specifico, è valido per le imprese iscritte al Registro delle imprese, che oggi devono avere all’attivo il proprio domicilio digitale, riconducibile in modo univoco all’azienda. 

Nell’articolo 37 del decreto Semplificazioni si legge infatti che:

tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunichino al registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno già provveduto a tale adempimento. 

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La PEC è obbligatoria per la Pubblica Amministrazione?

C’è un obbligo di PEC per i dipendenti pubblici? Gli enti pubblici sono stati i primi a essere stati toccati dalla PEC obbligatoria, con il decreto legislativo 82/2005 (si tratta del Codice dell’amministrazione digitale).

Per quanto riguarda, invece, le imprese individuali e collettive, l’obbligatorietà è stata estesa da due decreti differenti:

1. il DL 185/2008 ha previsto l’obbligo per le imprese collettive iscritte al Registro delle Imprese, ovvero società di persone, di capitali, cooperative e via dicendo;
2. per le imprese individuali, invece, c’è l’obbligo per quanto contenuto nel DL 179/2012.

L’obbligo si applica, inoltre, anche alle società no-profit, che sono iscritte al Registro Unico Nazionale del terzo settore.

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I liberi professionisti devono avere la PEC?

Un’altra categoria di professionisti per la quale la PEC è obbligatoria (ai sensi del decreto legge n. 185/2008, articolo 16) è quella dei liberi professionisti iscritti a un albo. Alla base dell’obbligo, c’è l’esigenza di semplificare le comunicazioni con tribunali, enti pubblici, pubbliche amministrazioni, enti di categoria.

La PEC è obbligatoria per i privati?

Al momento, la PEC non è obbligatoria per i privati, sebbene possa essere uno strumento molto utile per diversi motivi. Permette infatti di risparmiare tempo, è più conveniente rispetto alla raccomandata (anche nel caso in cui non fosse del tutto gratis), ha valore legale, è un servizio sicuro, immediato e di facile utilizzo.

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Cosa succede se non si rispettano gli obblighi in vigore?

Riportando le parole di Unioncamere:

Possedere un indirizzo di posta elettronica certificata, che facilita i rapporti con la Pubblica amministrazione, era già un obbligo dal 2008 per le società e dal 2012 per le imprese individuali.

Ma se la mancata comunicazione prevedeva finora solo una sospensione temporanea per l’invio di pratiche telematiche al Registro imprese, ora invece può comportare una multa compresa tra i 206 e i 2.064 euro per le società, tra i 30 e i 1.548 euro per le imprese individuali.

Tutti gli amministratori delle società sono obbligatori, dal 1° gennaio 2025, a dotarsi di una PEC. Fino al 30 giugno 2025, era stato previsto un periodo di transizione per adeguarsi, ma chi non rispetta la scadenza del 31 dicembre per l’invio della comunicazione, può essere sanzionato.

Ai sensi dell’art. 2630 c.c. (Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi), le sanzioni vanno da 103 a 1.032 euro.

La comunicazione della PEC:

• non prevede né il pagamento del bollo né i diritti di segreteria;
• può essere effettuata sia dal titolare, sia dal rappresentante legale dell’impresa, tramite il sito del Registro delle Imprese

PEC obbligatoria – Domande frequenti

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