Smart working 2026: definizione, cambiamenti, quadro normativo e novità

Negli ultimi anni lo Smart Working ha conosciuto una diffusione significativa in Italia ed è oggi regolamentato in modo puntuale sia nel settore pubblico sia in quello privato.

Anche per il 2026 rimane in vigore la “corsia preferenziale” riservata ad alcune categorie di lavoratori, oltre alla possibilità di attivazione del lavoro agile nella Pubblica Amministrazione su decisione dei dirigenti, tramite appositi accordi individuali.

Nel settore privato, invece, l’accesso allo smart working per i dipendenti continua a essere consentito esclusivamente attraverso accordi individuali, accompagnati dall’obbligo di comunicazione preventiva.

Con il DDL PMI sono stati inoltre introdotti nuovi obblighi in materia di sicurezza per le aziende che impiegano personale in modalità di lavoro agile. Vediamo cosa prevede la normativa attualmente in vigore e quali sono le principali novità da considerare per il 2026.

Che cos’è lo Smart working?

In Italia si è iniziato a discutere realmente dello smart working solo con la pandemia da Covid-19. Infatti, il c.d. lavoro agile è stato un importante alleato per la lotta all’emergenza sanitaria. Con tale strumento, è stato possibile proseguire le normali attività quotidiane lavorative, al contempo consentendo di contenere la circolazione del virus. 

Tuttavia, lo smart working è una modalità di esecuzione del lavoro che non nasce nel 2020, ma in Europa era già ampiamente conosciuta, come erano conosciuti i benefici e gli effetti favorevoli che comporta sia per le aziende, sia per i lavoratori.

Sono molteplici le definizione di Smart working che sono state elaborate, sia da esperti giuristi, che da giornalisti. Il Chartered Institute of Personnel and Development ha evidenziato che:

Il lavoro agile è un approccio all’organizzazione del lavoro finalizzato a guidare una migliore efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, puntando sull’ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantendo ambienti di lavoro funzionali ai lavoratori.

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Lo smart working riduce la produttività?

Lo smart working comporti più benefici o svantaggi? Ancora oggi, in alcuni casi, il lavoro agile è una modalità di esecuzione dell’attività lavorativa non del tutto compresa e, talvolta, osteggiata. La principale ragione si rinviene nel timore che il lavoro da casa possa essere un disincentivo alla produttività.

In certi contesti, questo risultato non è del tutto da escludere, benché esso sia l’esito di una concomitanza di fattori. Se il dipendente è demotivato, presumibilmente, non è conseguenza dello smart working, che diviene, in tal modo, una valvola di sfogo per il lavoratore frustrato.

I principali motivi che causano una flessione nella produttività sono:

• una retribuzione non adeguata, soprattutto in rapporto all’orario di lavoro;
• mansioni non corrispondenti al grado di professionalità;
• mancanza di riconoscimenti, ove il lavoro sia svolto in modo efficace. 

È ormai fatto noto, infatti, che il dipendente è maggiormente produttivo se vive un contesto sereno e soddisfacente. Tale risultato può essere agevolmente perseguito anche mediante lo smart working.

In molti Paesi in cui il lavoro agile è ampiamente utilizzato, le imprese hanno constatato una considerevole crescita degli utili. L’analisi fatta nel 2015 dall’Università di Stanford aveva stimato per un’azienda di servizi un aumento della produttività del 13%.

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Smart working: i vantaggi

Diversi studi hanno dimostratro che il lavoro agile consente, sia all’impresa, sia al dipendente, di ottenere non pochi vantaggi. In primo luogo, il dipendente può mantenere un certo equilibrio tra vita personale e lavorativa, circostanza che incide significativamente sulla produzione.

Di recente, è stato condotto uno studio basato su dati raccolti in tre anni di osservazioni, che ha coinvolto 250 persone operanti in 21 imprese, medie e grandi. Lo studio ha dato significativi risultati, non solo in termini di produttività delle aziende, ma anche di incidenza sull’ambiente. 

Infatti, si è riscontrato che lo smart working abbia comportato 2.400 chilometri percorsi in meno, sette giorni guadagnati e 270 chili di anidride carbonica non immessi nell’aria con un risparmio di circa 1.300 euro a dipendente.

Tuttavia, affinché il lavoro agile possa effettivamente produrre benefici, è fondamentale che vi sia:

• una corretta organizzazione manageriale: cioè devono essere messe a disposizione del dipendente le attrezzature e i supporti necessari, come l’accesso in cloud ai documenti e l’utilizzo in sicurezza dei propri dispositivi tecnologici;
• l’individuazione di dipendenti che abbiano caratteristiche individuali tali da poter rendere efficientemente mediante il lavoro agile.

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Primi interventi legislativi in Italia sullo smart working

Dopo un iniziale vuoto normativo, il legislatore italiano ha deciso di intervenire sulla materia del lavoro agile. La prima iniziativa significativa risale al 2014, con il c.d. Jobs Act, ma la disciplina puntuale del lavoro agile si rinviene solo nella legge n. 81 del 22 maggio 2017, cioè la c.d. Legge sul Lavoro agile. Vediamo, insieme, i passaggi di questa evoluzione normativa.

Jobs act e Decreto Madia

Il termine lavoro agile, che è la traduzione in italiana di smart working, è stato per la prima volta impiegato solo nel 2014, con il Jobs act. Una prima proposta concreta, in realtà, si ha nel 2016, a completamento delle iniziative di riforma del mercato del lavoro, susseguenti l’adozione del Jobs Act. 

Mentre è con il Decreto Madia che si inizia a intravedere una prima disciplina embrionale dello smart working, circoscritta però all’ambito del pubblico impiego.

Il decreto dispone che l’amministrazione favorisca il ricorso al lavoro agile, disponendo le misure finalizzate a:

• fissare obiettivi per l’attuazione del lavoro agile, al fine di raggiungere il 10% del personale coinvolto entro tre anni;
• sperimentare il lavoro agile anche al fine di favorire la conciliazione vita lavoro;
• garantire che i dipendenti che si avvalgono del lavoro agile non subiscano penalizzazioni economiche e di progressione di carriera;
• valorizzare il personale e le risorse strumentali disponibili per migliorare produttività ed efficienza;
• responsabilizzare la dirigenza anche rafforzando i sistemi di misurazione e valutazione delle performance.

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Legge 2017 sul lavoro agile

La legge del 2017 ha disciplinato per la prima volta il lavoro da remoto, in maniera esaustiva. Innanzitutto, ha definito alcuni concetti essenziali, quali:

• diritti dello smart worker;
• controllo da parte del datore di lavoro;
• strumenti tecnologici;
• modalità con cui viene eseguita l’attività da remoto.

Inoltre, la legge fornisce, all’art. 18, anche una definizione di smart working, improntata su alcuni concetti essenziali quali flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e ricorso a strumenti tecnologici.

Afferma l’art. 18 che:

Lo Smart Working, a livello giuridico, va dunque inteso come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Differenza tra smart working e telelavoro

Una forma embrionale di lavoro agile era stata contemplata già nel 2004 con la disciplina del c.d. telelavoro. Tuttavia, si evidenzia proprio che vi è una differenza strutturale tra la definizione offerta di telelavoro e quella di smart working. Inoltre, la legge del 2017 disciplina aspetti essenziali, non considerati dal legislatore del 2004.

In specie, la legge del 2017 disciplina:

• l’accordo tra datore di lavoro e lavoratore, il quale regola le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa e la durata dell’accordo stesso, i tempi di riposo e il diritto alla disconnessione, oltre che le modalità di recesso;
• la parità di trattamento economico e normativo;
• il diritto all’apprendimento permanente;
• gli aspetti legati alla salute e alla sicurezza.

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Quali sono le novità previste dalla Manovra 2026

Nel 2026 l’accesso allo Smart working è previsto in forma agevolata per lavoratori fragili, caregiver, genitori di figli under 14 e genitori di figli disabili, sia nel settore pubblico, sia in quello privato, attraverso accordi individuali o, per le PA, su decisione del dirigente competente.

In particolare:

• a partire dal 2025, con il rinnovo dei contratti statali Funzioni Centrali 2025–2027, è stata introdotta la possibilità di concordare un numero di giornate di lavoro da remoto superiore a quelle svolte in presenza. Gli accordi individuali, sottoscritti con la Presidenza del Consiglio dei Ministri o con il dirigente responsabile della struttura, stabiliscono obiettivi e modalità della prestazione lavorativa;
• il nuovo CCNL Funzioni Centrali, in vigore nel 2026, prevede l’estensione dello Smartworking anche ai neoassunti nei Ministeri, nelle Agenzie Fiscali e negli altri enti appartenenti alle Funzioni Centrali, con l’obiettivo di aumentare l’attrattività del lavoro pubblico;
• è stato definito l’obbligo di informazione e prevenzione per i lavoratori che operano da casa. Il datore di lavoro è tenuto a fornire annualmente al lavoratore agile e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa scritta sui rischi e sulle misure di prevenzione. Contenuti e conseguenze in caso di inadempienza sono illustrati nella guida dedicata ai nuovi obblighi di sicurezza per le imprese che adottano lo Smart working.

Nel 2026, i datori di lavoro pubblici e privati che sottoscrivono accordi di Smart working devono rispettare specifiche priorità nell’accoglimento delle richieste, come previsto dal Decreto sulla conciliazione vita-lavoro. Le priorità riguardano i lavoratori con figli fino a 12 anni o senza limiti di età in caso di disabilità, nonché i caregivers ai sensi dell’articolo 1, comma 255, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205.

Smart working nella Pubblica Amministrazione

Nelle Pubbliche Amministrazioni:

• i lavoratori fragili e altre categorie, come genitori di minori, caregiver e soggetti in temporanea difficoltà, possono presentare richiesta di Smart Working, ma l’autorizzazione spetta ai dirigenti responsabili dei singoli uffici;
• il lavoro agile è consentito se compatibile con le mansioni svolte. È possibile prevedere periodi continuativi di lavoro da remoto senza limiti temporali predeterminati, a condizione del raggiungimento degli obiettivi organizzativi e di performance stabiliti nell’accordo individuale;
• i lavoratori fragili possono accedere allo Smart working anche in deroga al principio della prevalenza del lavoro in presenza, in presenza di gravi problematiche di salute, personali o familiari. L’attuazione delle misure organizzative è demandata ai dirigenti delle singole Amministrazioni mediante accordi individuali.

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Smart working nel settore privato

Nel biennio 2025–2026 i datori di lavoro privati non possono attivare il lavoro agile in modo informale. È necessario stipulare accordi individuali tra lavoratore e datore di lavoro, nei quali siano definite tutte le modalità di svolgimento e organizzazione dello Smart working.

Gli accordi individuali devono contenere:

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Chi può richiedere lo smart working

Possono accedere allo Smart Working i lavoratori che presentano specifiche esigenze, compatibilmente con le mansioni svolte. La normativa vigente individua inoltre precise priorità di accesso al lavoro agile, valide sia per la Pubblica Amministrazione, sia per il settore privato.

Hanno priorità, su richiesta:

• i lavoratori fragili;
• i lavoratori con problemi di salute o personali, rientranti nella cosiddetta “temporanea difficoltà”;
• i genitori conviventi con figli under 14;
• i genitori di figli disabili.

Ogni prestazione di lavoro agile deve in ogni caso essere regolata da accordi individuali specifici e, nel settore privato, deve essere oggetto di comunicazione preventiva obbligatoria.

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Cos’è lo smart working prioritario

Dal 1° gennaio 2026, lo smart working assume carattere prioritario per alcuni lavoratori fragili titolari di Legge 104. Entra infatti in vigore una rilevante riforma delle tutele introdotta dalla Legge 106 del 18 luglio 2025, che amplia e rafforza quanto già previsto dalla Legge 104/1992.

La nuova disciplina riconosce un diritto di precedenza assoluto nell’accesso al lavoro agile ai lavoratori fragili con determinate condizioni sanitarie certificate o con un’invalidità riconosciuta pari o superiore al 74%. Accanto a questa misura, la riforma introduce anche un nuovo congedo straordinario fino a 24 mesi, con l’obiettivo di garantire la continuità occupazionale e, al tempo stesso, la tutela della salute.

Le nuove tutele non si applicano indistintamente a tutti i beneficiari della Legge 104, ma esclusivamente ai lavoratori dipendenti del settore pubblico e privato che si trovano in una condizione di particolare fragilità sanitaria. In particolare, rientrano nell’ambito di applicazione:

• i lavoratori affetti da patologie oncologiche;
• le persone con patologie invalidanti o croniche, comprese le malattie rare;
• i lavoratori con invalidità civile riconosciuta in misura pari o superiore al 74%.

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Congedo straordinario fino a 24 mesi

Contestualmente allo smart working prioritario, la Legge 106/2025 introduce la possibilità di richiedere un congedo straordinario non retribuito fino a 24 mesi, fruibile in modo continuativo o frazionato in base alle esigenze di cura.

Durante il periodo di congedo sono previste alcune garanzie, ma anche significative limitazioni:

• è assicurata la conservazione del posto di lavoro fino al rientro;
• non è prevista nessuna retribuzione, con conseguente assenza di reddito;
• non maturano anzianità di servizio né contribuzione previdenziale, salvo riscatto volontario ai fini pensionistici;
• non è consentito svolgere altre attività lavorative.

Al termine del congedo, il lavoratore può esercitare il diritto di accesso prioritario allo smart working, rafforzando la possibilità di un rientro graduale in servizio senza perdere il posto di lavoro.

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Smart working – Domande frequenti

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