Spese di rappresentanza: cosa sono, esempi e deducibilità

Le spese di rappresentanza sono costi sostenuti dalle imprese o dai professionisti per accrescere il proprio prestigio e migliorare l’immagine aziendale attraverso atti di liberalità o eventi promozionali. La disciplina fiscale che regola queste spese è complessa e richiede una distinzione netta tra le diverse finalità per poterne determinare la corretta deducibilità e la detraibilità dell’IVA. Di seguito una guida aggiornata con le novità 2025.

Cosa rientra tra le spese di rappresentanza?

Perché un costo possa essere qualificato come spesa di rappresentanza, deve rispondere a criteri di gratuità e inerenza promozionale. Nello specifico, quali sono queste spese?

Vi rientrano:

• gli omaggi ai clienti – beni distribuiti gratuitamente per finalità promozionali o di pubbliche relazioni;
• eventi e feste – costi per l’inaugurazione di nuove sedi, feste aziendali di fine anno o celebrazioni di particolari ricorrenze a cui partecipano soggetti esterni all’azienda;
• mostre e fiere – rinfreschi, catering e manifestazioni culturali o spettacoli offerti gratuitamente;
• l’ospitalità, vale a dire le spese sostenute per ospitare clienti o potenziali clienti in occasione di eventi istituzionali.

Facciamo un esempio: una società che organizza un cocktail di benvenuto presso una fiera di settore per presentare un nuovo prodotto sostiene spese di rappresentanza.

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Novità spese di rappresentanza 2025

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha introdotto un cambiamento epocale per imprese e professionisti, prevedendo:

1. l’obbligo di tracciabilità – dal 1° gennaio 2025, la deducibilità delle spese di rappresentanza e degli omaggi è subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili (bonifici, carte di credito/debito, assegni). I pagamenti in contanti ne precludono integralmente la rilevanza fiscale;
2. l’estensione ai professionisti in partita IVA: il D.Lgs. 84/2025 (correttivo) ha esteso l’obbligo di tracciabilità anche ai lavoratori autonomi, rendendo coerente il regime con quello del reddito d’impresa.

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Deducibilità e limiti delle spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza sono regolate dall’art. 108 del TUIR. La deducibilità non è piena, ma soggetta a un plafond calcolato sui ricavi annui, come indicato in tabella.

Le spese di vitto e alloggio che rientrano nella categoria “rappresentanza” subiscono una doppia limitazione. Si applica infatti la deducibilità al 75%: l’art. 109, comma 5 del TUIR prevede che tali costi siano deducibili solo nel limite del 75% del loro ammontare. L’importo già ridotto al 75% deve poi essere sommato alle altre spese di rappresentanza e verificato rispetto al limite dei ricavi aziendali.

Spese di rappresentanza: IVA

Il regime IVA segue regole proprie, in quanto:

• per i beni che valgono meno di 50 euro, l’IVA sull’acquisto di omaggi di modico valore (costo unitario pari o inferiore a 50 euro) è integralmente detraibile;
• nel caso in cui il valore superi i 50 euro, l’IVA è totalmente indetraibile, a prescindere dalla deducibilità del costo ai fini IRPEF/IRES.

L’IVA su somministrazione di alimenti e alberghi per finalità di rappresentanza (servizi di vitto e alloggio) è solitamente indetraibile per legge.

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Differenza tra omaggi e spese di rappresentanza

Sebbene spesso confusi, la distinzione è puramente economica e dimensionale ai fini del TUIR:

• nel caso degli omaggi di modico valore, se il costo unitario è inferiore o uguale a 50 euro, la spesa è interamente deducibile e non erode il plafond basato sui ricavi;
• in merito alle spese di rappresentanza “pure”, se l’omaggio supera i 50 euro o si tratta di servizi (come catering o viaggi), la spesa finisce nel conteggio limitato dal plafond dell’art. 108 TUIR.

Spese di rappresentanza negli enti locali

Per le Pubbliche Amministrazioni e i Comuni, la normativa è molto più restrittiva. La spesa di rappresentanza, infatti, deve essere finalizzata direttamente al prestigio dell’ente e al pubblico interesse, non a rapporti istituzionali ordinari.

Secondo la Corte dei Conti (delib. 88/2025), tutti i Comuni sono obbligati a dotarsi di un regolamento per queste spese, anche se non ne sostengono. Non sono ammessi atti di mera liberalità o ospitalità per visite informali, pena la responsabilità erariale.

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