Quali documenti devono essere conservati?

• L’archiviazione di documenti da conservare è un’attività fondamentale per tenere tutto sotto controllo e in ordine.
• Esistono diversi documenti che devono essere conservati per le più svariate ragioni, al fine di consentire accertamenti e tutelarsi in caso di contestazioni.
• Ciascun documento potrebbe avere una scadenza diversa o dover essere conservato per un periodo differente. Proprio per questo, ti consigliamo di selezionare i vari documenti e conservarli in modo intelligente.

Bollette, atti notarili o ricevute di pagamento sono documenti molto importanti, che devono essere normalmente conservati da qualsiasi cittadino, per far fronte alle più svariate esigenze. Gestire tutti questi documenti potrebbe non risultare affatto semplice. Per questo potrebbe essere molto utile selezionare i documenti da conservare e catalogarli in base alla scadenza.

Non tutti gli atti devono essere conservati a tempo indeterminato, come quelli che possono riguardare separazione o divorzio, o anche gli atti relativi al diritto di proprietà sulla casa di abitazione.

Nel presente articolo individueremo tutti gli atti che è preferibile conservare e ti indicheremo anche per quanto tempo è necessario conservare il documento. Infine, ti daremo alcuni consigli pratici su come gestire e organizzare il tuo archivio, in modo intelligente ed efficiente, per avere tutto ciò che ti serve a disposizione.  

Perché conservare i documenti?

Nel corso della vita sono molti i momenti importanti, come quelli relativi all’acquisto di una casa, la nascita di un figlio, il trasferimento in un’altra città, che devono essere certificati o implicano la redazione di un atto. Questi documenti dovranno essere necessariamente conservati, ma non sono i soli.

Potrebbe, infatti, convenirti conservare anche altri tipi di atti e documenti, come bollette, accertamenti, atti giudiziari, referti. In alcuni casi, ci sono delle vere e proprie scadenze, dopo le quali sei libero di dare una ripulita al tuo archivio.

Infatti, conservare cose comporta anche uno spreco di spazio considerevole. Di seguito ti proponiamo dunque alcuni consigli per conservare e catalogare in modo efficiente i documenti che si intendono conservare nei successivi paragrafi. Il primo consiglio che possiamo darti è quello di selezionare i documenti che devono essere conservati.

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Documenti da conservare per 6 mesi

Ci sono dei pagamenti che ti conviene conservare per almeno 6 mesi, laddove ti contestino eventualmente il mancato pagamento. 

Per esempio, potrebbe essere utile conservare i pagamenti effettuati nei confronti delle strutture turistiche, quali alberghi e pensioni. Infatti, entro il predetto termine di 6 mesi, i titolari di tali strutture possono richiedere il pagamento di servizi che risultino non pagati, sia parzialmente che totalmente.

Documenti da conservare per 12 o 18 mesi

Si consiglia di conservare:

• almeno per 12 mesi i documenti di spedizionieri o trasportatori relativi a spedizioni in Paesi europei; se il trasporto è iniziato o è terminato in Paesi extraeuropei, tale limite viene innalzato a 18 mesi;
• almeno per 12 mesi le ricevute relative a rette scolastiche o iscrizioni a corsi di attività sportive (palestre, scuole calcio ecc.);
• almeno per 12 mesi la ricevuta delle assicurazioni, tra cui può rientrare anche quella sulla casa (1 anno dalla scadenza).

Documenti da conservare per 3 anni

Alcune imposte dovrebbero essere conservate per almeno tre anni, se dovesse essere contestato il mancato pagamento, perché trascorsi questi 3 anni si perde la possibilità di far valere il diritto. Il termine può riguardare anche delle garanzie, per lavori: in questo caso devono essere conservate le ricevute come titolo per far valere la garanzia.

Tra questi documenti da conservare per tre anni ci sono:

• la ricevuta di pagamento del bollo auto. Una recente sentenza della Cassazione ha allungato il termine previsto di 4 mesi. (in via precauzionale, può essere consigliabile conservare il documento per 4 anni;
• le fatture, le notule o le parcelle di avvocati, commercialisti o altri professionisti, elettricisti, idraulici, meccanici, ecc. 

Per quanto riguarda quest’ultima categoria, se i lavori hanno garanzie di validità per periodi superiori a quelli sopra riportati, i documenti vanno conservati fino al momento in cui tali garanzie non giungono a scadenza, pena la perdita di tale diritto.

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Documenti da conservare per 5 anni

Altri documenti devono essere conservati per 5 anni. Tra questi vi rientrano:

• spese condominiali e canoni di locazione;
• bollette di gas, luce e telefono fisso;
• scontrini relativi all’acquisto di medicinali e che siano stati utilizzati ai fini fiscali (per la detrazione);
• ricevute, notule, parcelle utilizzate a fini fiscali (per la detrazione);
• assicurazioni, se usate a fini fiscali e quindi detraibili, fino a quando cade in prescrizione il periodo d’imposta nel quale le spese sono state sostenute;
• rate dei mutui: trascorso tale periodo l’istituto bancario non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. Tuttavia, si consiglia di conservare i documenti fin quando sussiste la garanzia o è estinto il mutuo;
• CUD, cioè quel documento che annualmente viene trasmesso ai lavoratori dipendenti e assimilati, oltre che ai pensionati. Il periodo di conservazione inizia dalla data prevista per la presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno in questione; 
• multe subite per una contravvenzione al Codice della strada;
• ricevute dell’ICI e dell’IMU (l’Imposta Municipale Unica subentrata all’ICI);
• ricevute di versamento, siano esse rappresentate da bollettini di conto corrente o da quietanze di pagamento del modulo F24; vanno conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui doveva essere effettuato il pagamento, oppure a quello in cui è avvenuta la presentazione della dichiarazione dei redditi.

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Documenti da conservare per 6 anni

Ti consigliamo di conservare alcuni documenti per 6 anni, tra cui il modello UNICO e il 730, ciò in quanto l’amministrazione finanziaria può procedere ad accertamenti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della dichiarazione dei redditi.

Se hai diritto ad un credito di imposta, la documentazione deve essere conservata fin quando non si ottiene il versamento del credito.

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Documenti da conservare per 10 anni

Altri documenti devono essere conservati per periodi lunghi, anche dieci anni in base al periodo di prescrizione del diritto di credito o per altre ragioni.

Per esempio, devono essere conservati per questo lasso di tempo:

• la tassa sui rifiuti (TARI);
• il canone RAI, sebbene al riguardo vi sono altre correnti di pensiero. Alcuni ritengono che, applicando l’art. 2948 c.c., il diritto cade in prescrizione con un termine più breve. Altro indirizzo, invece, sostiene che il canone RAI è un tributo, quindi ha prescrizione decennale, salvo diversa previsione espressa. Proprio in considerazione di questa incertezza interpretativa,, consigliamo di conservare la bolletta del canone per 10 anni;
• estratti conto bancari e postali, nel caso in cui i pagamenti delle bollette non siano fatti con bollettini postali, tramite la  c.d. domiciliazione bancaria, quindi in addebito sul proprio conto corrente.

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Documenti da conservare per 14 anni

Devono essere preferibilmente conservate per 14 anni le fatture dei lavori che usufruiscono di sconti fiscali per ristrutturazioni edilizie o per interventi relativi al risparmio energetico. 

È comune, infatti, che l’autorità finanziaria proceda al rimborso in rate per 10 anni. Tuttavia, si consiglia di conservare la documentazione inerente anche per i 4 anni successivi a quelli della presentazione dell’ultima dichiarazione dei redditi.

Documenti da conservare per 20 anni

Tra i documenti da conservare per 20 anni, ricordiamo per esempio:

• i documenti per usucapione;
• il certificato di prestazione energetica (APE).

Documenti da conservare per sempre

Alcuni documenti devono invece essere conservati per l’intera vita, come per esempio gli atti notarili (es. di compravendita, di donazione), i rogiti, i contratti, gli atti di matrimonio, gli atti di separazione e quelli di divorzio, attestati, diplomi.

Questi documenti devono essere conservati per la particolare importanza che rivestono, anche perché sono molte le controversie che possono sorgere e che possono essere risolte solo grazie ai suddetti atti. 

Pertanto, ti consigliamo di procedere ad una corretta archiviazione che è fondamentale nella vita di ciascuno di noi. Per aiutarti nel farlo, abbiamo fornito alcune indicazioni per la selezione dei documenti che devono essere necessariamente conservati. Di seguito, intendiamo indicare altri suggerimenti per procedere ad un’efficiente sistemazione dei predetti atti e documenti.

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Archiviazione intelligente: a cosa serve?

Un’archiviazione intelligente è fondamentale sotto molteplici punti di vista. Infatti, comporta una serie di vantaggi, tra cui:

• si recupera tempo, perché si trova tutti facilmente e non si rischia di perdere niente;
• puoi facilmente accertare se ci sono delle irregolarità nei pagamenti o non ricordi se hai pagato una bolletta;
• si riducono i casi di ritardi nel pagamento di imposte e bollette;
• è più facile organizzare un trasloco;
• ogni documento ha un posto prestabilito, quindi non c’è disordine nella gestione di questi documenti.

Ora ti daremo alcuni consigli essenziali per l’archiviazione intelligente dei documenti da conservare.

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Come organizzare il tuo archivio intelligente

In primo luogo, dovrai individuare i documenti da conservare e dividerli per tipologie. Ti serviranno post it, buste, faldoni per archivio, raccoglitori, buste trasparenti per raccoglitori. Sui principali siti di e-commerce troverai tutto quello che ti serve: alcuni siti hanno anche prezzi molto convenienti. Ti potrebbero servire anche scaffali e strutture per contenere i documenti dopo la loro organizzazione. 

Ti consigliamo poi di collocare ogni categoria di documenti in appositi raccoglitori, a cui apporre etichette sul dorso e segnare a penna la tipologia di documento. Ti conviene creare delle sottocategorie, magari con l’ausilio di cartelline trasparenti. Se usi colori diversi sarà più facile trovare i documenti con un solo colpo d’occhio. 

Dopo che hai creato categorie e sottocategorie in base alla tipologia, puoi poi riunire i documenti in faldoni per anno di scadenza. L’archivio dovrà essere periodicamente aggiornato, in modo da avere sempre tutto in ordine e, soprattutto, eliminare ciò che non ti serve più. Potresti decidere di dedicare un giorno al mese a questa attività.

Ti suggeriamo anche di creare due copie digitali da conservare su due distinti hard disk, in modo che, anche se dovessero essere perduti quelli conservati su uno, saranno comunque disponibili sull’altro. 

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Documenti da conservare – domande frequenti

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