Atto di notorietà e dichiarazione sostitutiva: quali sono le differenze?

• L’atto di notorietà è una certificazione che deve essere rilasciata da un pubblico ufficiale, alla presenza di due testimoni.
• La dichiarazione sostitutiva, invece, è un’autocertificazione, che riduce i tempi di attesa e i costi.
• Entrambi gli atti attestano il possesso di requisiti e qualità, oltre che la veridicità di alcuni fatti. 

L’atto di notorietà è un certificato con il quale si consente di provare, con efficacia di prova legale, il possesso di requisiti, qualità, oltre che la veridicità di alcuni atti. Tale atto però potrebbe essere piuttosto gravoso.

È infatti necessario realizzarlo alla presenza di due testimoni e di un pubblico ufficiale, con le relative spese che ne conseguono. Ad esempio, potresti dover pagare un notaio.

Per questo ti suggeriamo anche di ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, un’autocertificazione che ha la funzione di provare gli stessi dati ed informazioni attestati dall’atto di notorietà. A differenza dell’atto di notorietà, proviene dal privato stesso, quindi comporta meno oneri, soprattutto per quanto riguarda i tempi di attesa che sono azzerati.

La dichiarazione sostitutiva, però, può essere utilizzata solo nei procedimenti innanzi alla Pubblica Amministrazione o a un gestore di servizi pubblici essenziali. Nel presente articolo cercheremo di descriverti a cosa serve l’atto di notorietà, chi lo rilascia, quanto costa e le differenze con la dichiarazione sostitutiva.

Atto di notorietà: cos’è

L’atto di notorietà è uno strumento tramite il quale si attesta il possesso di requisiti, qualità, utilizzato anche per provare determinati eventi. Serve a garantire efficacia di prova legale ai fatti giuridici dichiarati.  Quindi, le dichiarazioni rese sono considerate valide e veritiere fino a querela di falso. 

La natura di prova legale deriva dalla circostanza che la dichiarazione è effettuata davanti ad un pubblico ufficiale, come un notaio, o un funzionario pubblico. Viene rilasciata, inoltre, sotto giuramento. Spesso è impiegato per certificare la nascita o la morte di un soggetto, o attestare la residenza di una persona.  

In genere, viene reso in presenza di due testimoni o di altri deponenti. Questi devono essere maggiorenni e dotati di documento di identità. Non è necessario recarsi presso un ufficio pubblico.

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Chi rilascia l’atto di notorietà?

Per realizzare un atto di notorietà è necessaria la partecipazione di altri soggetti: due testimoni e il pubblico ufficiale. Quest’ultimo svolge la funzione certificativa, tramite la quale si attribuisce efficacia di prova legale. 

Per quanto riguarda i testimoni, questi devono necessariamente essere in possesso dei seguenti requisiti:

• devono aver compiuto il diciottesimo anno di età;
• non deve sussistere rapporto di parentela o affinità;
• godere dei diritti civili;
• non avere interessi rispetto ai fatti resi con dichiarazione;

Solo se sono rispettati i requisiti, la dichiarazione assume il valore probatorio dell’atto di notorietà.

Come dicevamo, poi, il soggetto deve rendere la dichiarazione alla presenza di un pubblico ufficiale. Rientrano in tale categoria di soggetti abilitati a ricevere dichiarazioni:

• notaio o avvocati;
• il sindaco o un soggetto da lui delegato;
• i cancellieri dei tribunali, indipendentemente dall’ufficio di appartenenza.

Quanto costa l’atto di notorietà?

Come abbiamo evidenziato nei paragrafi precedenti, l’atto di notorietà deve essere posto in essere innanzi ad un pubblico ufficiale, alla presenza di due testimoni. 

A seconda della modalità prescelta, sosterrai costi diversi, perché nel caso in cui ti recherai dal notaio, sarai tenuto a retribuire il professionista. Normalmente, la somma da versare al notaio non è mai inferiore ai 2.000 euro. Quindi, se decidi di procedere alla presenza del sindaco o del cancelliere potresti risparmiare una considerevole cifra. 

In questa diversa ipotesi, però, potresti dover pagare una marca da bollo da 16 euro. Potrebbe essere prevista una somma aggiuntiva se dovessi richiedere l’atto con urgenza. 

Atto notorietà degli eredi

Uno degli esempi tipici di atto di notorietà è quello che viene effettuato dagli eredi. Con esso si certifica, appunto, la qualità personale, dichiarando l’avvenuta morte di un ascendente o discendente. 

È possibile anche utilizzarlo al fine di dimostrare l’esistenza di un testamento. In questo caso servono i seguenti documenti:

• certificato di morte;
• fotocopia carta di identità degli eredi, del defunto e dei testimoni;
• dati delle parti;
• attestazione rapporto parentela;
• testamento, o meglio copia conforme dell’atto di pubblicazione (se ovviamente esiste).

Se manca il testamento, si apre la successione in base alla legge, quindi è sufficiente dimostrare il rapporto di parentela, che dà diritto a succedere. 

Differenze tra atto di notorietà, dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà e dell’atto notorio

L’atto di notorietà si distingue dalla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, che a sua volta si distingue dalla dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Ti starai ora chiedendo quali sono le principali distinzioni tra le tre fattispecie. 

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è un’autocertificazione con la quale il privato dichiara il possesso di requisiti, che sono accertabili anche dall’atto di notorietà. Ovviamente, quest’ultimo, giacché è realizzato alla presenza di un pubblico ufficiale, ha efficacia di prova legale. 

Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, questa è sempre un’autocertificazione, ma è relativa ad informazioni che sono rinvenibili all’interno di registri pubblici, come quelli anagrafici. 

Inoltre, la dichiarazione di atto notorio non può essere utilizzata per informazioni che non rientrano nella conoscenza del dichiarante o che si sostanziano in manifestazioni di volontà.

Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà: cos’è

L’atto di notorietà, quindi, può essere sostituito dalla c.d. dichiarazione sostitutiva. In questo caso, comunque, si può procedere a provare qualità personale, possesso di requisiti, status o anche fatti di cui il dichiarante sia a conoscenza. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è disciplinata dall’art. 38 del D.P.R. n. 445 del 2000. 

La norma dispone che tale dichiarazione possa essere comunicata alla PA, cioè è utilizzata in tutti i procedimenti che coinvolgono la pubblica amministrazione. È, dunque, una modalità di semplificazione dell’attività burocratica. Si estende l’adozione anche ai rapporti con i gestori di servizi pubblici essenziali. 

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è utilizzata dai cittadini, sia italiani sia di altri Paesi dell’Unione Europea.

Per quanto riguarda i cittadini extracomunitari, invece, questa autocertificazione può essere impiegata solo se:

• si risiede in Italia;
• si tratti di dichiarazioni di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici e privati italiani. 

Esempio di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

Fatta questa breve descrizione della dichiarazione dell’atto di notorietà, possiamo ora fare qualche esempio pratico. Si può ricorrere all’autocertificazione in vari contesti, ad esempio quando bisogna comunicare alla banca, alle Poste S.p.A., alle istituzioni pubbliche alcuni requisiti.

Possono essere oggetto di autocertificazione:

• data e luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento diritti civili e politici;
• stato di famiglia;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• esistenza in vita;
• titolo di studio ed esami sostenuti;
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente.

Modello di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

Di seguito un esempio di schema di dichiarazione sostitutiva:

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA ATTO NOTORIETÅ

Il/La sottoscritto/a (cognome e nome)………………………………………………………………………. nato/a il …………………………… a …………………………………………….…………………………. residente a ………………………………………………………………………..……… (prov. ……………) p.za/via ………………………………………………………………………………………..…. n. ………… domiciliato/a in …………………………. (prov. ……..) in via ………………………..…..…… n. …………. 

consapevole delle sanzioni penali cui può andare incontro in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci come previste dall’art. 76 del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 e successive modificazioni 

DICHIARA

(indicare gli stati, qualità personali o fatti necessari ai fini dell’autorizzazione richiesta ed autocertificabili ai sensi dell’art. 47 D.P.R. 445/2000) 

 ———————————————————————————————————————————————

Dichiaro di essere informato che, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 10 della legge 675/96 i dati personali da me forniti saranno trattati, anche con strumenti informatici, esclusivamente nell’ambito del procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa.

(luogo e data)                                                                       Il/la dichiarante

                                                                                      (firma per esteso e leggibile)

La firma in calce non deve essere autenticata

Ai sensi dell’art. 38 D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000, la dichiarazione è sottoscritta dall’interessato in presenza del dipendente addetto, ovvero sottoscritta o inviata all’ufficio competente, via fax, tramite un incaricato, oppure a mezzo posta, insieme alla fotocopia, non autenticata, di un documento di identità del dichiarante. 

Quando non è possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva?

Non sempre è possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà. I limiti sono previsti dall’art. 49 del D.P.R. 445 del 2000.

In particolare la norma esclude l’autocertificazione nel caso di:

• certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità, brevetti e marchi. Le normative di settore potrebbero disporre diversamente;
• certificati medici richiesti dagli istituti scolastici per le attività sportive praticate dagli alunni; questi possono essere sostituiti da un certificato unico di idoneità alla pratica non agonistica, che viene rilasciato dal medico di base. 

Come si presenta la dichiarazione sostitutiva?

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà deve poi essere presentata alla PA. A tal fine si utilizza un modello simile a quello che abbiamo indicato nel precedente paragrafo. Non di rado, però, le amministrazioni stesse predispongono un modello che è pubblicato sul sito internet, quindi ti consigliamo di controllare sempre sul portale della PA.

Alcuni elementi devono essere necessariamente presenti, come la sottoscrizione dell’interessato e la relativa marca da bollo. Si può presentare personalmente al funzionario pubblico addetto, oppure si può delegare a terzi questo onere. In tal caso, deve essere sottoscritta e ad essa allegata una copia fotostatica del documento di identità (anche non autenticata). 

Recentemente è divenuta sempre più frequente la presentazione telematica, o tramite piattaforme online o PEC, al fine di facilitare ed accelerare i tempi della PA. In questa ipotesi, però, deve essere sottoscritta con firma digitale o si deve utilizzare la carta d’identità elettronica. Altro mezzo di invio sempre valido è il fax.

Se il soggetto non è capace di firmare, deve necessariamente rendere la dichiarazione alla presenza di un pubblico ufficiale, mentre se è momentaneamente impedito per motivi di salute, potrà rendere la dichiarazione per il tramite del coniuge, i figli o il prossimo congiunto autorizzato. 

Responsabilità del pubblico ufficiale e del dichiarante

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà implica l’accettazione del pubblico ufficiale. Laddove questo però si rifiuti, può incorrere in una responsabilità per violazione dei doveri di ufficio. 

Per quanto riguarda il cittadino, invece, questo a sua volta deve rendere dichiarazioni veritiere, quindi non false, né deve incorrere in omissioni. La dichiarazione è, infatti, sottoposta a un controllo della Pubblica amministrazione, che comunica eventuali irregolarità, tramite notifica.

Il cittadino, a questo punto, procede a regolarizzare la dichiarazione resa. Se non si regolarizza, la dichiarazione risulta essere falsa e si può incorrere in sanzioni penali. 

Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà: quanto dura?

La dichiarazione sostitutiva ha una diversa validità a seconda del caso concreto specifico. In particolare, ciò che varia è la durata della stessa. 

Le autocertificazioni che sostituiscono atti della Pubblica amministrazione hanno durata illimitata. Per i restanti atti, la validità è pari a sei mesi, oppure ha una diversa durata, a seconda che vi siano disposizioni specifiche in tema. 

Atto di notorietà – Domande frequenti

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