Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: come e dove si fa

• Un atto notorio è un qualsiasi atto di natura pubblica utilizzato per dimostrare fatti, stati o qualità personali.
• Si tratta di un documento scritto, noto anche il termine atto di notorietà, che deve essere firmato alla presenza di un pubblico ufficiale, ovvero di un notaio o di un cancelliere di un Tribunale, e di almeno due testimoni.

I fatti contenuti nell’atto notorio sono notori, ovvero di pubblico dominio, oltre che essere veri, salvo i casi nei quali qualcuno faccia una querela di falso in merito alla provenienza delle dichiarazioni, e possono riguardare anche altre persone.

L’atto notorio è inoltre pubblico, quindi ha valore di tipo legale in merito alla provenienza del dichiarante e su quanto dichiarato di fronte al funzionario pubblico, ma non fa prova legale sui contenuti delle dichiarazioni.

Ci sono dei casi un cui è possibile procedere con una dichiarazione sostitutiva di atto notorio: di cosa si tratta? Quali sono i limiti previsti dalla Legge in merito al suo utilizzo? Analizziamo nel dettaglio cos’è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio e qual è la differenza rispetto all’autocertificazione.

Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: cos’è

Come suggerisce il nome, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio è un documento che sostituisce l’atto notorio vero e proprio, nel quale possono essere comprovati stati, atti e qualità personali che siano conosciuti direttamente dall’interessato che si occupa della sottoscrizione della dichiarazione stessa. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa durata dell’atto notorio che tendono a sostituire.

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è disciplinata dal D.PR. 445/2000, che contiene il testo unico sulla documentazione amministrativa. L’articolo al quale fare riferimento è il numero 47. La dichiarazione può essere utilizzata nel caso in cui un soggetto debba instaurare un rapporto:

• con le Pubbliche Amministrazioni;
• con i gestori di Servizi Pubblici, come per esempio di fornitori di acqua o gas;
• i privati.

In particolare, le dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di Servizi pubblici richiedono l’autentica della firma, mentre quelle presentate ai privati non la richiedono.

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio non può essere utilizzata, invece, per regolare i rapporti con le autorità giudiziarie nell’esercizio delle loro funzioni.

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Chi fa la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Il requisito per poter fare una dichiarazione sostitutiva di atto notorio consiste nell’essere cittadini italiani o cittadini dell’Unione Europea. Per quanto riguarda i cittadini extracomunitari, è possibile procedere con un’autocertificazione, ma devono essere rispettate due condizioni, ovvero:

1. bisogna avere la residenza in Italia;
2. possono essere dichiarati stati, fatti e qualità personali attestabili o certificabili da parte di soggetti, pubblici e privati, italiani.

In presenza dei requisiti sopra riportati un pubblico ufficiale o un funzionario dell’ufficio pubblico non può rifiutarsi di accogliere la dichiarazione sostitutiva o l’autocertificazione poiché andrebbe incontro alla violazione dei doveri d’ufficio.

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Responsabilità del cittadino

Il cittadino che dichiara qualcosa attraverso una dichiarazione sostitutiva di atto notorio deve riportare affermazioni veritiere: nel caso di controlli da parte delle autorità competenti sarà notificato in merito a un’eventuale incongruenza riscontrata.

In tale evenienza, sarà tenuto:

1. a procedere con la regolarizzazione o il completamento di quanto dichiarato;
2. in caso contrario, perderà tutti i benefici derivanti dalla dichiarazione e sarà prevista anche l’applicazione di sanzioni di tipo penale.

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Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: dove si fa

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio deve essere presentata ai soggetti ai quali ci si rivolge, ovvero alla Pubblica Amministrazione, a una società che si occupa di Servizi Pubblici o, eventualmente, a un privato rispettando i punti in elenco:

• deve essere redatta su carta libera, con la relativa marca da bollo di 16 euro;
• deve essere personalmente sottoscritta dall’interessato;
• deve essere sottoscritta alla presenza di un pubblico ufficiale o di un incaricato di pubblico servizio.

In alternativa, si può anche utilizzare un modulo predisposto dalle varie amministrazioni. Bisogna ricordare che la firma deve essere sempre autenticata, tranne che nei rapporti tra privati.

Coloro che, per un impedimento temporaneo, si trovino nelle condizioni di non potersi presentare davanti al pubblico ufficiale possono delegare il coniuge, i figli o, in alternativa, un parente fino al terzo grado.

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Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: come si invia

È possibile inviare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio:

• tramite raccomandata A/R;
• via fax;
• telematicamente, attraverso l’uso della firma digitale;
• in tutti questi casi deve essere allegata la fotocopia del documento di identità del suo sottoscrittore.

Abbiamo visto che i cittadini extracomunitari possono produrre soltanto autocertificazioni e non dichiarazioni sostitutive di atto notorio. Qual è la differenza esistente tra le due tipologie di documento, nonostante all’apparenza potrebbero sembrare esattamente la stessa cosa?

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Che differenza c’è tra autocertificazione e dichiarazione sostitutiva?

L’autocertificazione è un documento redatto su carta semplice, o su un modulo preimpostato, per il quale sono previste le stesse modalità di invio della dichiarazione sostitutiva di atto notorio. L’autocertificazione può essere infatti inviata:

• tramite raccomandata A/R;
• via fax;
• telematicamente, attraverso l’uso della firma digitale.

Anche l’autocertificazione serve a dichiarare in prima persona atti, fatti o qualità personali, prendendosene la responsabilità, ma esiste una differenza fondamentale:

• la dichiarazione sostitutiva può dichiarare fatti, stati o qualità personali che non sono contenuti in pubblici elenchi e registri;
• al contrario l’autocertificazione serve a dichiarare proprio i fatti, gli stati e le qualità personali contenuti in pubblici elenchi e registri;
• in altri termini, nella dichiarazione sostituiva di atto notorio, possono essere dichiarati tutti i casi nei quali non è possibile fare un’autocertificazione.

Un’altra differenza importantissima tra l’autocertificazione e la dichiarazione sostitutiva consiste nel fatto che la seconda deve essere sottoscritta davanti a un funzionario pubblico.

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Quando è possibile fare un’autocertificazione

Abbiamo detto che l’autocertificazione può fare riferimento soltanto a fatti, qualità o stati personali che sono contenuti all’interno di registri pubblici o di elenchi.

Nello specifico, l’autocertificazione può essere utilizzata per dichiarare:

• i dati anagrafici, quindi la data e il luogo di nascita, la residenza, la cittadinanza, lo stato di famiglia, il godimento dei diritti civili e politici, lo stato di maternità o paternità, se si è liberi, coniugati o vedovi;
• la nascita del figlio, il decesso del coniuge, dell’ascendente o del discendente;
• l’appartenenza a ordini professionali, l’iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• il titolo di studio, gli esami sostenuti, la qualifica professionale posseduta, il titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• il possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
• lo stato di disoccupazione;
• la qualità di pensionato e categoria di pensione;
• la qualità di studente;
• la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• la situazione reddituale, fiscale ed economica;
• l’assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
• l’iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• ogni situazione riguardante l’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio.

La si può anche utilizzare per dichiarare:

• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• la qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

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Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: limiti

Ci sono dei casi limite che non possono essere oggetto né nella dichiarazione sostitutiva di atto notorio né dell’autocertificazione.

Si tratta in particolare di:

1. certificati di origine e di conformità CE;
2. certificati di marchi e brevetti;
3. certificati sanitari e veterinari.

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Dichiarazione sostitutiva di atto notorio – Domande frequenti

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