Apostille: cos’è, a cosa serve, chi la rilascia, tempi

• L’apostille certifica il documento senza richiedere ulteriori passaggi di legalizzazione presso consolati o ambasciate.
• Le apostille sono valide solo tra i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aia del 1961.
• Per i Paesi non aderenti, incece, si richiede una procedura di legalizzazione consolare più complessa. 

Le apostille sono delle certificazioni che convalidano l’autenticità di documenti pubblici per il loro utilizzo all’estero, ma solo nei Paesi che aderiscono alla Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961.

Le apostille, in sostanza, servono a semplificare il processo di legalizzazione di un documento, eliminando la necessità di una legalizzazione diplomatica o consolare.

Possono essere applicate a documenti amministrativi – come certificati di nascita, matrimonio, morte, ecc – atti notarili, sentenze fino a documenti ufficiali emessi da autorità pubbliche. 

Vediamo nel dettaglio cosa significa apostillare un documento, chi può farlo, la procedura da seguire, a quali autorità bisogna rivolersi e i costi eventuali da sostenere. 

Cosa vuol dire apostillare un documento?

Apostillare un documento significa ottenere l’apostille, ossia un’apposita certificazione che attesta l’autenticità di un documento pubblico per il suo utilizzo all’estero. L’apostilla conferma che il documento è stato emesso da un’autorità competente e viene riconosciuta in un altro Paese.

In pratica, l’apostille rende il documento valido e ufficialmente riconosciuto nei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia del 1961. In questi Paesi, in pratica, la legalizzazione di atti e documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall’apposizione dell’apostille.

Così, chi proviene da un Paese che ha aderito a questa Convenzione, non deve recarsi presso la Rappresentanza consolare italiana e chiedere la legalizzazione del documento, ma dovrà rivolgersi alla competente autorità interna designata da ciascuno Stato – Prefettura o Procura – per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento.

Vuoi una consulenza legale sull'argomento? Chiedi Gratis ad un Avvocato

• +3000 avvocati pronti ad ascoltarti
• Consulenza Legale Online - Telefonica, in webcam, scritta o semplice preventivo gratuito
• Anonimato e Riservatezza - La tua consulenza verrà letta solo dall'avvocato che accetterà di rispondere

Richiedi una Consulenza

Differenza tra legalizzazione e apostille

I documenti apostillati hanno quindi valore legale, ma solo nei Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aia. In tutti gli altri, per vedersi riconosciuto valido un documento, si dovrà procedere alla legalizzazione. 

Per apostillare un documento, occorre in primo luogo presentarlo all’autorità competente, la quale procederà poi alla verifica della firma, del sigillo o del timbro del documento. L’apostille è, dunque, un timbro o un’etichetta applicata al documento che ne garantisce un riconoscimento rapido e semplificato nei Paesi convenzionati.

LEGGI ANCHE Documenti di riconoscimento: la patente è un documento valido?

Apostille: esempio

Per capire a cosa servono le apostille, basta pensare a una persona nata in Italia che vuole richiedere la cittadinanza o la residenza in un altro Paese, come gli Stati Uniti o il Brasile. Deve, per prima cosa, richiedere il certificato di nascita all’ufficio anagrafe del Comune di nascita; poi dovrà portare il certificato in Prefettura (o al’ente competente) per ottenere l’apostille. Il documento, con l’apostille può essere presentato all’autorità estera.

Un altro esempio è quello di una coppia italiana che si trasferisce in Francia e deve registrare il matrimonio nel Paese di residenza. In primis, la coppia deve ottenere il certificato di matrimonio dal comune italiano, richiedendo l’apostille in Prefettura. Il certificato apostillato sarà poi accettato in Francia senza ulteriori legalizzazioni.

Un documento apostillato può essere anche un titolo di studio. Si pensi al caso di uno studente italiano che vuole studiare o lavorare in un Paese estero, come il Canada o la Spagna, e deve far riconoscere il diploma o la laurea. In questo caso, deve richiedere una copia conforme del titolo di studio alla scuola o all’università, poi l‘apostille in tribunale o presso l’autorità designata. Il documento apostillato può essere utilizzato per il riconoscimento accademico o professionale.

Scopri di più su Registrazione contratto locazione: cos’è, chi paga, costo

Su quali documenti è necessaria l’apostille?

L’apostille è necessaria su una vasta gamma di documenti pubblici che devono essere utilizzati in un altro Paese aderente alla Convenzione dell’Aia del 1961. Tra questi, ricordiamo:

• i documenti anagrafici: certificati di nascita (es. per richiesta di cittadinanza o registrazione all’estero), certificati di matrimonio (es. per registrare un matrimonio o richiedere un permesso di soggiorno), certificati di morte (es. per questioni ereditarie in Paesi esteri), certificati di stato civile (es. certificati di celibato, vedovanza, ecc.), certificati di residenza e cittadinanza;
• i documenti scolastici e accademici: diplomi scolastici (es. diploma di maturità per studi universitari all’estero), certificati di laurea e titoli accademici (es. per il riconoscimento della laurea in altri paesi), pagelle, certificati di frequenza o supplementi al diploma (es. per trasferimenti scolastici o accademici);
• atti notarili: procure notarili (es. per delegare rappresentanza legale all’estero), contratti (es. per compravendite di immobili o accordi internazionali), dichiarazioni giurate (es. per certificazioni utilizzate in procedimenti esteri);
• i documenti giudiziari: sentenze civili o penali (es. sentenze di divorzio o di adozione per il riconoscimento all’estero), certificati del casellario giudiziale (es. per lavoro, immigrazione o permessi di soggiorno), certificati di carichi pendenti (es. per attività lavorative o residenziali all’estero);
• i documenti amministrativi: certificati rilasciati da autorità locali (es. certificati di iscrizione a ordini professionali), documenti relativi ad aziende (es. visure camerali per attività commerciali all’estero), autorizzazioni o concessioni (es. per esercitare professioni regolamentate all’estero);
• i documenti sanitari: certificati medici ufficiali (es. per richieste di visto o permessi di soggiorno), certificati veterinari (es. per il trasporto di animali all’estero);
• i documenti personali: copia conforme del passaporto o della carta d’identità (es. per scopi legali o amministrativi all’estero), dichiarazioni personali autenticate da un notaio.

Ti potrebbe interessare pure Certificato carichi pendenti online: dove si richiede

Chi rilascia l’apostille in Italia?

In Italia, le autorità competenti per rilasciare l’apostille sono la Prefettura e la Procura. La Prefettura rilascia l’apostille per i documenti di natura amministrativa emessi da autorità locali o enti pubblici, quali certificati di nascita, matrimonio, morte, certificati di stato civile (celibato, residenza, ecc.) e certificati di cittadinanza.

La Procura della Repubblica rilascia, invece, l’apostille per i documenti di natura giudiziaria o autenticati da un notaio, come sentenze giudiziarie (es. sentenze di divorzio, adozione, ecc.), certificati del casellario giudiziale e dei carichi pendenti, atti notarili (es. procure, contratti, dichiarazioni giurate) e copie autentiche di documenti effettuate da un notaio o da un cancelliere.

Ti suggeriamo di leggere anche Il postino è un pubblico ufficiale o un incaricato di pubblico servizio?

Quanto costa apostillare un documento

In Italia, il costo dell’apostille di un documento è generalmente gratuito per i documenti pubblici, ma possono esserci delle spese legate alla richiesta di copie autentiche o alla certificazione del documento, a seconda del tipo e dell’ente coinvolto.

Per esempio, potrebbero essere richiesti costi aggiuntivi per la richiesta del documento originale, ovvero potrebbe esser erichiesto il pagamento di diritti di segreteria o di marche da bollo, salvo esenzioni specifiche. Per atti notarili o copie autentiche, il notaio può applicare una tariffa che varia a seconda del documento – solitamente tra 50 euro e 150 euro.

LEGGI pure Notifica a mani atti giudiziari: cos’è 

Apostille – Domande frequenti

Vuoi una consulenza legale sull'argomento? Chiedi Gratis ad un Avvocato

• +3000 avvocati pronti ad ascoltarti
• Consulenza Legale Online - Telefonica, in webcam, scritta o semplice preventivo gratuito
• Anonimato e Riservatezza - La tua consulenza verrà letta solo dall'avvocato che accetterà di rispondere

Richiedi una Consulenza